Что такое фонд оплаты труда? Ни один из нормативных документов не отвечает на него однозначно. Что в этой ситуации делать которому поручено подготовить плановую цифру по фонду оплаты труда (ФОТ) на будущий год? Предлагаем взять за отправную точку цель, ради достижения которой рассчитывается плановый показатель.

Для каких цели определяется ФОТ

В зависимости от целей и задач планирования толкование понятия ФОТ может варьироваться. От цели планирования ФОТ зависит, какие документы нужно будет проанализировать, какие сведения из них почерпнуть, а также степень точности планирования.

Планирование бюджета движения или расширенный кассовый план . Выплата зарплаты, отпускных, пособий, компенсаций образует один из потоков денежных средств. При планировании важно знать, сколько денег потребуется в будущем году на все эти выплаты. Хватит ли средств, чтобы оплатить поставщикам сырье, материалы или товары, — кредиты и проценты по ним и т. д. То есть планирование фонда оплаты труда в данном аспекте подразумевает определение общей суммы денежных средств, которая понадобится, чтобы рассчитаться с работниками и при этом исполнить прочие обязательства компании.

Экономия расходов. Расходы на оплату труда относятся на себестоимость продукции. Чем больше затраты, тем меньше прибыль. Планирование ФОТ может служить для разработки мероприятий по экономии затрат, увеличения рентабельности производства.

Планирование налога на прибыль . Расходы на оплату труда в полной сумме уменьшают облагаемую базу по (ст. 255 НК РФ). Некоторые выплаты работникам признаются в составе расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, не целиком, а в пределах норм. Выплаты сотрудникам, перечисленные в статье 270 Налогового кодекса, не учитываются при налогооблагаемой прибыли ни при каких условиях. Планируя сумму налога на прибыль, которую придется заплатить в будущем году, нужно рассчитать, какая сумма выплат персоналу может быть признана в налоговом учете.

Создание оценочных резервов выплат работникам. В конце текущего года компании могут зарезервировать средства на выплаты работникам, которые требуют равномерного распределения, например на оплату отпусков. При расчете максимальной величины резерва, а также процента ежемесячных отчислений в резерв используется один из показателей ФОТ.

Чем отличается ФОТ в зависимости от целей планирования

В зависимости от целей планирования показатели ФОТ отличаются по составу учитываемых выплат, по способу учета НДФЛ, взносов. При этом способ планирования остается единым.

Какова последовательность действий при планировании ФОТ

Планирование фонда оплаты труда осуществляется с использованием постатейного метода по видам начислений исходя из фактических данных за текущий год с учетом планируемых изменений.

Вначале следует собрать необходимую информацию о тех изменениях, планируемых в 2015 году, которые повлияют на величину каждой выплаты (группы однородных выплат). Далее определяют коэффициенты изменений (соотношений показателей, увеличения или уменьшения показателей).

Фактическая сумма по каждой выплате или по группе однородных выплат за текущий год корректируется на коэффициент планируемых изменений. Плановые показатели по каждой выплате или группе однородных выплат суммируются.

Рассмотрим этот порядок на примере планирования показателя фонда оплаты труда для составления бюджета движения денежных средств.

Как рассчитывается ФОТ для кассового плана

В данном случае будет определяться сумма денежных средств, которая потребуется для осуществления расчетов с физическими лицами, получающими в компании разные выплаты. Состав учитываемых начислений будет наиболее полным, включая пособия, арендные платежи и прочие выплаты.

Документы, которые нужно проанализировать

Информацию, необходимую для планирования ФОТ, можно почерпнуть из следующих документов:

• штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• коллективный договор;
• график отпусков;
• карточки синтетических счетов 70, 69, 68;
• расчетно-платежные или расчетные ведомости;
• данные о командировках.

Производственные перспективы на будущий год

Чтобы плановая цифра получилась как можно более точной, нужно учесть все факторы, которые могут оказать влияние на величину будущих начислений. Например, стоит выяснить, планируется ли:

• увеличение (уменьшение) объемов выпуска (производства) продукции или нет;
• расширение или сокращение штата;
• изменение норм выплаты материальной помощи, продолжительности отпусков;
• введение новых видов выплат работникам или отмена действующих видов выплат, например премий;
• индексация зарплаты и т. д.

Наличие информации об этих и других изменениях позволит рассчитать соответствующие корректирующие коэффициенты. Далее эти коэффициенты будут применены к фактическим данным текущего года.

Пример
В 2014 году штатная численность ООО «Нибелунг» составляла 10 человек. Все ставки были заняты. Общая сумма окладов составляла 500 000 руб. в месяц.

В 2015 году в связи с расширением сферы деятельности предполагается увеличить количество работников до 15 человек. При этом открывается пять ставок с окладом по 30 000 руб. каждая. Необходимо определить коэффициент планового увеличения фонда зарплаты по штатному расписанию.

Общая сумма окладов будет равна 650 000 руб. (500 000 руб. + 30 000 руб. × 5 чел.). Коэффициент планового увеличения фонда зарплаты по штатному расписанию равен 1,3 (650 000 руб. : 500 000 руб.).

Для проведения планирования фонда оплаты труда все расчеты лучше вести в специальных аналитических таблицах. Их элементы зависят от целей и задач, поставленных при планировании.

Пример
Бухгалтер ООО «Логист+» получил задание определить плановую величину фонда оплаты труда для составления бюджета движения денежных средств. Компания в 2015 году планирует индексировать своим сотрудникам заработную плату на 6%. В январе на работу будут приняты два новых сотрудника, каждый с окладом в 25 000 руб., им будет передан объем работ, который в 2014 году выполняли физические лица по договорам подряда. В 2015 году не планируется продление этих договоров или заключение новых.

Для проведения расчетов и анализа бухгалтер ООО «Логист+» составил таблицу с исходными данными за 2014 год.

Зарплата за отработанное время . Зарплата в 2015 году будет увеличена на 6%, двое сотрудников будут приняты на работу. Планируемая сумма зарплаты — 4 421 300 руб. (3 605 000 руб. × 1,06 + 25 000 руб. × 2 чел. × 12 мес.).

Отпускные . Коэффициент соотношения суммы отпускных и суммы зарплаты за отработанное время составлял в 2014 году 0,112344 (405 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2015 году при сохранении этого соотношения сумма отпускных может составить 496 706 руб. (4 421 300 руб. × 0,112344).

Средний заработок за неотработанное время. Коэффициент соотношения сумм среднего заработка и суммы зарплаты за отработанное время составлял в 2014 году 0,071012 (256 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2015 году при сохранении соотношения сумма среднего заработка составит 313 968 руб. (4 421 300 руб. × 0,071012).

Пособия . Соотношение суммы пособий и суммы зарплаты за отработанное время составляло в 2014 году 0,089043 (321 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2015 году при сохранении этого соотношения сумма пособий может составить 393 686 руб. (4 421 300 руб. × 0,089043).

Материальная помощь . Коэффициент соотношения сумм материальной помощи и суммы заработной платы за отработанное время составлял в 2014 году 0,04993065 (180 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2015 году при сохранении такого же соотношения сумма материальной помощи будет 220 758 руб. (4 421 300 руб. × 0,04993065).

Вознаграждения по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг) . Выплаты не планируются.

Планируемая сумма начислений физическим лицам в 2015 году равна 5 846 418 руб. (4 421 300 руб. + 496 706 руб. + 313 968 руб. + 393 686 руб. + 220 758 руб.).

НДФЛ . Налог на доходы физических лиц в 2015 году может составить 630 413 руб. (5 846 418 руб. × 0,11).

Планируемый ФОТ на 2015 год, подлежащий выплате , равен 5 216 005 руб. (5 846 418 руб. - 630 413 руб.).

Как оформляют результаты планирования ФОТ

Планируемая сумма фонда оплаты труда на 2015 год не отражается ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Этот показатель рассчитывается для целей управленческого учета компании. Следовательно, результаты проведенного анализа бухгалтер может в произвольной форме, например в виде бухгалтерской справки или служебной записки. При этом допустимы два варианта оформления: краткий, сообщающий руководству только конечную плановую сумму, или полный, включающий в себя расчетную часть с обоснованием всех значений.

По данным таблицы можно сделать выводы о значительном увеличении фонда оплаты труда рабочих на 3605,5 руб. или в 2,6 раза. Такое увеличение произошло, прежде всего, за счет увеличения количества отработанных дней одним рабочим в год на 8 дней.

За счет, каких факторов это произошло, рассмотрим с помощью факторного анализа.

Для факторного анализа по фонду заработной платы может быть использована следующая модель:

где ЧЗП – часовой фонд заработной платы 1го рабочего, тыс. руб.

1. Изменение фонда заработной платы за счет изменения численности рабочих (ФЗПЧР):

ФЗПчр = (ЧР2001 – ЧР2000)*Д2000*П2000*ЧФЗ2000 = -17*247*7,8*0,029= -949,8 руб. За счет изменения численности произошло снижение фонда заработной платы на 949,8 тыс. руб.

2. Изменение фонда заработной платы за счет изменения количества отработанных дней (ФЗПД):

ФЗПд = 135*8*7,8*0,029=244,3 тыс. руб. Уровень заработной платы за счет увеличения фонда рабочего времени увеличился на 244,3 тыс. руб., что связано с дополнительными расходами предприятия на заработную плату на 6,77%, однако из проведенного выше анализа производительности труда и выработки товарной продукции связанного с повышение фонда рабочего времени позволяет сделать выводы о приросте выработки и повышении показателя выработки товарной продукции. Влияние производительности труда на заработную плату представлено после таблицы 2.21.

3. Изменение фонда заработной платы за счет изменения продолжительности рабочего дня (ФЗПП):

ФЗПП = 135*250*0,1*0,029=97,88 тыс. руб. данный результат говорит о том, что за счет изменения продолжительности рабочего дня произошло увеличение фонда заработной платы на 97,88 тыс. руб

Таблица 2.21

Факторный анализ изменения фонда заработной платы в 2001 году.

1.7. Анализ себестоимости продукции

Важным показателем, характеризующим работу предприятия, является себестоимость продукции, работ и услуг. От ее уровня зависят финансовые результаты деятельности предприятия, финансовое состояние субъектов хозяйствования.

Себестоимость – это форма возмещения затрат из выручки от реализации продукции. Отражая в денежной форме затраты живого и овеществленного труда, себестоимость изделий является единственным экономическим показателем, объективно характеризующим эффективность использования всех элементов процесса производства и формирующим противозатратный механизм. Поэтому анализ себестоимости имеет важное значение.

Анализ себестоимости продукции имеет важное значение. Он позволяет выяснить тенденции изменения данного показателя, выполнения плана по его уровню, определить влияние факторов на его прирост, установить резервы и дать оценку работы предприятия по использованию возможностей снижения себестоимости продукции. Объектами анализа себестоимости продукции являются следующие показатели: общая сумма затрат на производство товарной продукции в целом и по элементам затрат, затраты на рубль товарной продукции, себестоимость отдельных изделий, прямых материальных затрат, прямых трудовых затрат, косвенных затрат, резервов снижения себестоимости продукции.

Источниками информации являются: «Отчет о затратах на производство и реализацию продукции предприятия (организации)» форма № 5-З – это годовая форма отчетности, плановые и отчетные калькуляции себестоимости продукции, данные бухгалтерского учета по аналитическим и синтетическим счетам.

Элементы затрат. 1. Материальные затраты (сырье и материалы, покупные, комплектующие изделия и полуфабрикаты, топливо, электроэнергия и т.д.); 2. Затраты на оплату труда; 3. Отчисления на социальные нужды; 4. Амортизация основных средств, 5. Прочие затраты (износ нематериальных активов, арендная плата, обязательные страховые платежи, проценты по кредитам банка, налоги, включаемые в себестоимость продукции, отчисления во внебюджетные фонды и др).

Себестоимость продукции представляет собой показатель характеризующий затраты предприятия на производство и реализацию продукции, работ, услуг, выраженные в денежной форме. Он включает затраты на потребленное сырье, основные и вспомогательные материалы энергию, амортизацию основных фондов и труд. Затраты, произведенные непосредственно на предприятии для производства продукции составляют производственную себестоимость продукции.

Снижение себестоимости продукции обеспечивает увеличение размера дохода, повышает темп расширенного воспроизводства и уровень материального благосостояния работников. Оно способствует росту выработки продукции, так как снизить себестоимость - это, в первую очередь, в настоящее время, уменьшить затраты, нормы расхода сырья и материалов на производство продукции, увеличить объем продукции с действующих основных фондов, сократить затраты живого труда.

Анализ себестоимости продукции включает в себя:

Анализ общей суммы затрат на производство товарной продукции;

Анализ затрат на рубль товарной продукции;

В результате изучения данной главы студент должен:

знать

• цели анализа расходования фонда оплаты труда;
• методы анализа расходования фонда оплаты труда;

уметь

• оценивать эффективность расходования фонда оплаты труда, используя различные критерии;
• критически оценивать предлагаемые варианты расходования фонда оплаты труда;
• разрабатывать и обосновывать предложения по расходованию фонда оплаты труда;
• разрабатывать предложения по совершенствованию системы расходования фонда оплаты труда с учетом критериев социально-экономической эффективности, рисков и ситуации, сложившейся на предприятии (в организации);

владеть

• основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, касающейся расходования фонда оплаты труда;
• навыками анализа полученных данных с использованием программных средств.

Анализ использования ФОТ является важным направлением в деятельности экономиста по труду, потому что дает руководству предприятия информацию, необходимую для принятия правильного управленческого решения.

Анализ использования ФОТ имеет целью :

• оценку эффективности форм и систем оплаты труда и системы материального стимулирования, действующих на предприятии;
• оценку использования ФОТ с учетом выполнения задания по выпуску продукции;
• оценку расходования ФОТ в целом и по отдельным элементам, а также различным категориям работников;
• определение соотношения между темпами роста производительности труда и темпами роста средней заработной платы;
• выявление нерациональных расходов на оплату труда.

Как правило, экономист по труду проводит анализ использования ФОТ по следующим направлениям:

Анализ расходования средств ФОТ (сравнение планового и фактического ФОТ; абсолютное отклонение планового и фактического ФОТ

и отклонение с учетом объема выпуска продукции, средняя заработная плата персонала по категориям);

• динамика средней заработной платы по различным категориям работников за период;
• сравнение темпов роста заработной платы и темпов роста производительности труда;
• объем производства продукции на рубль заработной платы.

Анализ расходования фонда оплаты труда

Результатом анализа должна быть не только констатация факта перерасхода или экономии ФОТ в целом или по отдельным видам выплат, но и установление причин сложившихся отклонений.

Для анализа расходования ФОТ используют следующие источники информации;

• форма № 1-предприятис "Основные сведения о деятельности организации" (утверждена приказом Росстата от 12.08.2013 № 323);
• форма № 1-т "Сведения о численности и заработной плате работников" (утверждена приказом Росстата от 29.08.2013 № 349);
• "Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках";
• форма П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников" (утверждена приказом Росстата от 26.06.2013 № 232);
• действующее штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• документы бухгалтерского и управленческого учета.

Последовательность проведения анализа рассмотрим на следующем

примере (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Исходные данные для анализа ФОТ

Окончание табл. 9.1

В табл. 9.1 в истинном смысле слова исходными данными являются данные строк 1 -5 и столбцов "Плановая величина" и "Фактическая величина". Остальные данные рассчитываются по известным формулам.

Из таблицы видно, что имеет место абсолютный перерасход ФОТ и по промышленно-производственному персоналу (ППП) в размере 5210 тыс. руб. и по рабочим в размере 4570 тыс. руб. Как правило, перерасход/экономия ФОТ случается по следующим причинам:

• увеличение/снижение объема производства по сравнению с плановым;
• увеличение/снижение численности работающих или рабочих;
• увеличение/уменьшение средней заработной платы.

Поскольку план производства выполнен на 105,21%, то плановый ФОТ рабочих можно было израсходовать на 105,21%, что составляет 129 082,15 тыс. руб. Фактически предприятие израсходовало 127 260 тыс. руб., экономия составила 1822,15 тыс. руб.

Вышеприведенные вычисления выполняют по формуле

где ФОТ ф раб - ФОТ рабочих фактический; ФОТ п раб - ФОТ рабочих плановый; ОП ф - объем производства фактический; ОП п - объем производства плановый.

Если результат отрицателен, имеет место экономия ФОТ, в противном случае - перерасход.

Аналогично проводится анализ расходования ФОТ по ПНИ с использованием формулы

где ФОТ фппп - ФОТ ППП фактический; ФОТ п ппп - ФОТ ППП плановый; ФОТ п ра6 - ФОТ рабочих плановый; ОП ф - объем производства фактический; ОП п - объем производства плановый.

Подставив значения из табл. 9.1 в вышеприведенную формулу, получаем результат равный 1182,15 тыс. руб., т.е. также имеется экономия.

Таким образом, можно констатировать, что имеет место абсолютное превышение фактического ФОТ над плановым ФОТ, но с учетом превышения планового объема производства имеет место даже экономия.

Отечественный опыт

На некоторых предприятиях существует практика, когда при перерасходе месячного ФОТ руководство подразделения, допустившего перерасход, полностью или частично лишается премии. Оно должно в последующие месяцы компенсировать допущенный перерасход. После возмещения перерасхода руководству подразделения выплачивается неполученная премия, но в половинном размере.

Рассмотрим теперь, как влияет на рост ФОТ, например рабочих, рост заработной платы и численности рабочих. Как видно из табл. 9.1, произошло увеличение численности рабочих на пять человек, что вызвало увеличение планового ФОТ на 254,02 5 = 1270,1 тыс. руб. При этом произошло увеличение и заработной платы рабочих на 6,76 тыс. руб., что вызвало увеличение ФОТ на 6,76 488 = 3298,88 тыс. руб. Общее увеличение составило 1270,1 + 3298,88 = 4568,98 тыс. руб. Полученный результат с точностью до расчетной погрешности совпадает с результатом 4570 тыс. руб., приведенным в табл. 9.1. Если все расчеты выполнять в Microsoft Excel, то результаты совпадут абсолютно.

Аналогично оценивается влияние тех же факторов на рост ФОТ ППП.

Проведем теперь анализ среднегодовой заработной платы рабочего, которая зависит от числа отработанных часов и от величины среднечасовой заработной платы (табл. 9.2).

Таблица 9.2

Исходные данные для анализа среднегодовой заработной платы

рабочего

Из данных табл. 9.2 видно, что рост заработной платы рабочего вызван, во-первых, ростом на 0,10% числа часов, отработанных рабочим за год. Абсолютный рост заработной платы за счет этого фактора составил 129,3363 х х 2 = 258,6726 руб. Во-вторых, ростом на 3,3079 руб., или на 2,56%, среднечасовой заработной платы, что привело к росту среднегодовой заработной платы на 3,3079 1966 = 6503,45 руб. В целом за год отклонение от плана составило 6503,45 + 258,67 = 6762,12 руб., или 2,66%. Проведенный анализ позволяет сделать вывод о том, что предприятию удалось, во-первых,

улучшить организацию труда, результатом чего стало увеличение числа часов, отработанных одним рабочим. Во-вторых, за счет или организационных, или технологических мероприятий удалось увеличить среднечасовую заработную плату рабочих; для рабочих-сдельщиков это возможно только в случае, если они стали производить больше продукции в единицу времени.

Перерасход ФОТ, вызванный ростом заработной платы, можно считать положительным фактором, если темпы роста производительности труда превышают темпы роста заработной платы. Не делая пока никакого анализа, только внимательно изучив табл. 9.1, можно сказать, что на предприятии дела обстоят в целом положительно. В самом деле, заработная плата рабочего по сравнению с планом возросла на 2,66%, в то время как выработка на одного рабочего - на 4,13%.

Отдельно анализируют состав и структуру ФОТ различных категорий работников (табл. 9.3), чтобы установить соотношение между различными видами оплаты труда, размер непроизводительных выплат.

Как следует из табл. 9.3, на предприятии преобладает сдельно-премиальная система оплаты труда рабочих, доля которой в ФОТ рабочих составляет 50%. Доля повременно премиальной оплаты составляет 31% ФОТ рабочих. Очень велика (11,368% ФОТ рабочих) доля непроизводительных расходов: доплаты сдельщикам в связи с изменением условий труда, доплаты за работу в сверхурочное время, оплата простоев, прочие виды оплат. На этот факт экономист по труду должен обязательно обратить внимание руководства. И если, например, чтобы сократить доплаты сдельщикам в связи с изменением условий работы, нужны вложения средств, то сокращение доплат за работу в сверхурочное время и оплата простоев зачастую не требуют никаких инвестиций, а только организационных мероприятий.

Таблица 9.3

Состав и структура ФОТ рабочих

Анализ использования ФОТ других категорий работников выполняется аналогично, с определением абсолютной экономии или перерасхода, вызванных увеличением/уменьшением количества работников и среднего заработка.

Важно понять

В настоящее время, когда компьютерная техника получила повсеместное распространение, анализы экономической деятельности, представляемые руководству компаний, изобилуют таблицами, графиками и процентами роста и снижения.

Хочется порекомендовать молодым экономистам перед началом работы над анализом выяснить у руководителя, что он ждет от этого анализа, каковы цели анализа. Это вовсе не значит, что нужно пытаться повернуть анализ так, чтобы он понравился руководителю, даже за счет искажения результатов. Наоборот, анализ должен быть абсолютно объективным, каким бы неприятным он ни был. Но никогда нельзя останавливаться на констатации фактов. Например, недостаточно просто указать в отчете, что оплаты простоев составили 1054 тыс. руб., или 0,828% ФОТ рабочих. Экономист должен разобраться, найдя первичные документы, и указать, когда, в каком подразделении, в каком размере произведены выплаты, по какой причине произошел простой и что нужно сделать, чтобы в следующем периоде исключить подобные ситуации.

На основании данных таблицы 1.8. можно сделать следующие выводы:

общий фонд оплаты труда уменьшился по сравнению с предыдущим периодом на 37,2%;

среднемесячная заработная плата работающего увеличилась на 5,7%. , среднемесячная заработная плата рабочего увеличилась на 8,7%.

среднечасовая зарплата основного рабочего увеличилась на 7,3%.

Рис.1.4 Сравнительная диаграмма фонда оплаты труда рабочих отчетного и предшествующего периодов.

Соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы рассчитаем, используя коэффициент опережения:

К оп =  ПТ /  ЗП = (ПТ 1 /ПТ 0 )/(ЗП 1 /ЗП 0 )

К оп = 1,72009 >1

Следовательно, производительность труда растет быстрее заработной платы. Это говорит о нормальном развитии предприятия. Нарушение соотношений роста производительности труда и средней заработной платы оказывает влияние на себестоимость продукции предприятия. Необоснованное увеличение фонда оплаты труда приводит к увеличению расхода заработной платы на единицу или один рубль выпускаемой продукции.

Проанализируем влияние использования рабочего времени и среднечасовой заработной платы на отклонение по фонду оплаты труда рабочих (табл. 1.9).

При анализе используем формулу

ФОТ = Ч р *Д*Т ч *ЗП ср.час

Таблица 1.9

Влияние использования рабочего времени и средней заработной платы на фонд оплаты труда рабочих

Проверка баланса отклонений:

ФОТ = 41451 - 3147661+17891 + 340319 = - 2748000 руб.

Таким образом, снижение фонда оплаты труда рабочих произошло в основном из-за уменьшения численности рабочих (- 3147661 руб.).

Таблица 1.10

Анализ эффективности использования персонала предприятия

Таблица 1.11

Факторная модель анализа зарплатоемкости

Баланс отклонений:

1) 2,303-1,351= 0,952%

2) 0,776+0+0+0,014-0,009+0,238-0,068= 0,952%

Из вышеприведенного анализа следует, что зарплаторентабельность возросла на 0,952% (с 1,351% до 2,303%). Рост зарплаторентабельности произошел в основном за счет роста рентабельности продаж.

Проанализируем использования основных производственных фондов (табл. 1.12).

Цель бюджета ФОТ

Одна из самых затратных статей бюджета любой организации – фонд оплаты труда (ФОТ). Ошибки при планировании ФОТ могут существенно повлиять на весь бюджет организации, привести к серьезным последствиям. В связи с этим ответственным за бюджетирование необходимо уделить данной задаче особое внимание и как можно более точно запланировать расходы на оплату труда персонала.

Ответственные за бюджетирование

Как правило, бюджет ФОТ совместно разрабатывают: руководитель службы персонала; специалисты финансовой или планово-экономической службы: экономист по труду, бухгалтер по заработной плате, главный бухгалтер; сотрудники службы персонала, ответственные за планирование и контроль расходов, включенных в ФОТ (менеджер по кадровому учёту, менеджер по компенсациям и льготам); руководители подразделений (в рамках своего подразделения). В зависимости от стандартов бюджетирования, основную ответственность за результат составления ФОТ возлагают, как правило, на руководителя службы персонала или, если в организации есть отдел организации труда и заработной платы (ОТиЗ), на руководителя данного отдела. Затем документы, обосновывающие затраты на оплату труда персонала, передаются в планово-экономические структуры, которые в форме калькуляций передают их в финансовый отдел для формирования общего бюджета затрат на персонал.

Этапы бюджетирования

Процесс бюджетирования можно разделить на четыре этапа: подготовка; составление бюджета; проверка; защита и утверждение. Управление же и контроль ФОТ – циклический процесс, который длится круглый год.

Чтобы избежать ошибок при расчете, реализации и контроле бюджета ФОТ необходимо: приступать к планированию ФОТ после того как был сделан глубокий анализ расходов ФОТ прошлого периода, утвержден бизнес-план организации и составлен план кадровой работы на следующий год; разработать общую методологию формирования бюджета с четким распределением обязанностей между всеми участниками бюджетирования и обучить ее правилам данных лиц; регулярно мониторить рынок труда и зарплатные предложения, использовать данные бенчмаркинга в сфере управления персоналом; проверять знание линейными руководителями штатного расписания своих подразделений, понимание смысла данного документа и алгоритма его изменения; выстроить такую систему (регламент) подбора персонала, чтобы руководители подразделений планировали рост штата совместно с сотрудниками службы персонала, ответственными за подбор, четко обосновывали свои планы показателями работы, бизнес-планами и стратегией развития организации; объяснить руководителям подразделений, что все договора с физическими лицами, в том числе гражданско-правового характера, относятся на ФОТ и это необходимо учитывать при планировании затрат и их заключении; автоматизировать процесс расчета ФОТ, чтобы ускорить процесс и исключить ошибки в расчетах.

Варианты бюджета

Чтобы ускорить коррекцию бюджета и упростить процедуру защиты разработайте три варианта расчета: оптимистичный , при выполнении / перевыполнении бизнес-плана и получении сверхприбыли; оптимальный , более реальный с учетом опыта прошлых лет и анализа ситуации; пессимистичный , при наличии кризисной ситуации и невыполнении бизнес-плана. Разрабатывая разные сценарии событий, фиксируйте все плюсы, минусы и риски каждого из них. Эта информация пригодиться для руководства и бюджетного комитета.

Подготовительный этап

При формировании ФОТ на следующий год необходимо тщательно подготовиться к расчету:

• разработать формат бюджета;
• автоматизировать процесс расчета;
• анализ статистики и другой необходимой кадровой информации.

Формат бюджета

Начните подготовку к планированию ФОТ с выбора формата бюджета. Так как бюджет ФОТ – часть общего бюджета организации, необходимо согласовать формат предоставляемых данных с финансовой службой. Также уточните уровень детализации и категоризации должностей и признаки каждой позиции. Как правило, при планировании ФОТ все данные делят как минимум на производственный и непроизводственный персонал с разбивкой по месяцам и подразделениям. В каждой организации свои правила составления бюджета. За их основу берут утвержденную методику ведения управленческого учета. Поэтому при составлении бюджета ФОТ используйте именно тот формат, который совместим с форматом общего бюджета организации. При этом если службе персонала для анализа и отчетности удобнее использовать иную детализацию расходов, которая не требуется финансовой службе, можно ее разработать дополнительно и автоматизировать процесс ее использования. В российских бизнес-организациях реализуются следующие основные подходы к бюджетированию:

1. «сверху вниз» и «снизу вверх». При первом подходе процесс бюджетирования осуществляют руководители высшего звена управления. Сильная сторона такого подхода состоит в том, что при распределении денежных средств максимально учитываются стратегические цели и задачи компании. Кроме того, при этом формате бюджетирования в компании не возникают конфликты и разногласия, линейные руководители и сотрудники подчиняются решениям «сверху». В качестве недостатка можно назвать привычный для российского бизнеса подход к планированию расходов на персонал по «остаточному» принципу. Как правило, основные финансовые средства направляются на прибылеобразующие подразделения (т.н. «центры прибыли») – производственные отделы или отделы продаж, приносящие компании основную прибыль.
2. При подходе к бюджетированию «снизу вверх», часто применяемом в больших компаниях, руководители структурных подразделений составляют собственные бюджеты, которые потом согласовываются, координируются и обобщаются на высшем этаже власти. Сильной стороной такого подхода является тот факт, что руководитель службы персонала, как и другие руководители отделов и направлений, может составить подробный список статей расходов на персонал, включая ФОТ, и указать обоснованный объём финансирования для решения запланированных задач по персоналу. Но если для планирования бюджета компании применять только второй подход, необходимо затратить много сил и времени на согласование всех финансовых вопросов между руководителями подразделений компании. В связи с этим на практике чаще всего применяется комбинированный подход, когда топ-менеджеры собирают информацию снизу, и после согласования и координирования всех статей расходов принимают решение по бюджетированию.

Автоматизация процесса

После того как была разработана форма таблиц для бюджета выберите программу, в которой данные таблицы будут заполнены и рассчитаны. Рекомендуется использовать Excel и прописать в данной программе формулы и логические функции таким образом, чтобы можно было легко менять сценарий бюджета и выстраивать разные сводные таблицы. Использование такой программы позволит в случае корректировки бюджета при изменении переменных максимально исключить ошибки в итоговом результате, так как данные будут автоматически пересчитываться. При этом все же необходимо быть внимательным и регулярно хотя бы выборочно перепроверять данные таблиц.

Сбор и анализ данных

• ​стратегически цели организации и бизнес-план на следующий год;
• ​штатное расписание;
• ​производственный календарь;
• ​план кадровой работы на будущий год (прием / увольнение, ротация, повышения, мотивационные мероприятия и пр.);
• ​данные бенчмаркинга расходов на управление персоналом и результат анализа рынка труда;
• ​статистику за прошлый и текущий годы: планируемые и фактические показатели результативности; количество неиспользованных отпусков на данный момент; среднее значение зарплаты; объем выплат при увольнении; показатель текучести кадров; размер затрат на оплату сверхурочной работы и работы в выходные и праздничные дни; количество переходов из одного разряда (грейда) в другой; изменения зарплаты в рамках одного разряда (грейда) и т. п.

Параллельно с этим запросите от всех руководителей бизнес-планы их подразделений и планы на подбор персонала, а также предложения о повышении окладов, премировании подчиненных, дополнительных льготах и остальных расходах. Для этого разработайте единую форму бюджета и методологию ее заполнения для подразделений и установите приказом руководителя организации сроки их заполнения и предоставления ответственному за бюджет.

Расчет статей ФОТ

Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включают любые начисления и надбавки сотрудникам в денежной и натуральной формах – стимулирующие, компенсационные (связанные с режимом или условиями работы), премиальные, единовременные поощрительные, а также затраты на содержание персонала, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и коллективными договорами. В связи с этим включите в бюджет ФОТ статьи:

• постоянная (фиксированная) часть зарплаты;
• надбавки и доплаты;
• премии;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• страховые взносы;
• расходы по договорам гражданско-правового характера.

Численность сотрудников

После того как была проделана подготовительная работа для формирования ФОТ совместно с бухгалтером и экономистом приступите к его расчету. Начните с составления плана численности сотрудников. Для этого подсчитайте по каждому подразделению число работающих в данный момент сотрудников и определите количество штатных единиц согласно штатному расписанию. Далее на основании объема работ и предложений руководителей подразделений определите количество сотрудников, которых необходимо нанять. Составьте календарных график выхода новых сотрудников на работу. Это даст представление о том, в какие месяцы и на какое количество должностей вырастет штат и соответственно увеличится сумма расходов на зарплату. Если предстоит сокращение, необходимо составить его план и определить, в какие месяцы и на какую сумму за счет уволенных уменьшится ФОТ. При этом необходимо учесть все выплаты, предусмотренные законодательством, трудовыми и (или) коллективными договорами, в том числе так называемые "золотые парашюты". Соответственно учтите в бюджете в месяцах предстоящих сокращений данные суммы. В зависимости от стандартов бюджетирования, если этого требуют экономисты по труду и (или) бухгалтеры, разбейте планы увеличения или уменьшения штата по категориям специалистов.

Постоянная часть зарплаты

На основании штатного расписания, определите расходы на постоянную (фиксированную) часть заработной платы всех сотрудников, в том числе, которых планируется нанять. Если в организации планируется рост зарплат в целом, по категориям или конкретным должностям, отразите повышение расходов в соответствующем месяце. Если в организации нет системы разрядов (грейдов) и (или) не определены вилки окладов внутри разряда, укажите для всех категорий должностей существующие оклады и почасовые ставки. Если в организации действует система разрядов, при планировании ставок можете указать среднюю или максимальную зарплату внутри разряда. Либо сделайте анализ статистики по количеству сотрудников, переходящих в течение года с одной ставки на другую, установите процентное соотношение и, предположите, что в планируемом периоде оно будет неизменным (метод экстаполяции). На основании этого проставьте в расчетной таблице новые ставки по месяцам. Помните, минимальный размер разрядной ставки должен быть больше МРОТ установленного на следующий год с учетом регионального законодательства. Для сотрудников с повременной системой оплаты выполните расчет нормо-часов (смен). Проверьте, чтобы нормо-часы, рассчитанные на основании планируемого объема работ, не превышали установленной трудовым законодательством допустимой нормы. Помните, сверхурочную работу необходимо рассчитать в соответствии со статьёй 152 Трудового кодекса РФ, соответственно сумма зарплаты будет увеличена на сумму дополнительных выплат. Данные выплаты необходимо включить в расчет бюджета. Дополнительно заложите резерв на повышение зарплаты. Если известно когда именно будут увеличены оклады, отнесите эту сумму к данному периоду, либо разбейте ее равномерно по месяцам или кварталам. Если премия зависит от оклада, учтите рост зарплаты при ее расчете. При расчете ФОТ: для сотрудников со сдельной оплатой умножьте сдельные расценки на планируемый объем работ; для персонала с повременной системой оплаты умножьте планируемую численность каждой категории сотрудников на количество рабочих часов в месяце и на часовую ставку (если расчет ведется в часах) или на дневную ставку (если расчёт производится в рабочих днях / сменах); для персонала, работа которого оплачивается на основе окладов, умножьте число сотрудников на размер месячного должностного оклада.

Надбавки и доплаты

При расчете ФОТ учтите все возможные в организации надбавки и доплаты, например:

• выплаты по районным коэффициентам в отдаленных и северных местностях и надбавки к зарплате в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• доплаты за работу в вечерние и ночные смены (при сменной работе);
• доплаты за совмещение функций и профессий;
• индивидуальные надбавки за профессиональное мастерство;
• прочие выплаты, связанные со временем выполнения трудовых функций в течение рабочего дня;
• надбавки за выслугу лет, стаж (кроме ежегодных выплат);
• доплаты за работу во вредных или опасных условиях и на тяжелых работах;
• оплата работы в выходные и праздничные дни;
• оплата сверхурочной работы;
• выплаты за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи со сверхурочными работами, при вахтовом методе организации работ, при суммированном учете рабочего времени и в других случаях, установленных законодательством.

Также в бюджете учтите доплаты за дни, фактически не отрабатываемые, но за которые сохраняется средний заработок или дневная разрядная ставка. К таким случаям относят:

• ​работу сотрудников со сдельной и повременной оплатой при очередных и дополнительных отпусках. В этом случае рассчитайте средний заработок в каждом месяце, исходя из годового ФОТ для данной категории персонала, поделенного на количество рабочих дней в году;
• время выполнения государственных и общественных обязанностей в рабочие дни;
• отпуска, сверх предусмотренных законодательством, например, дополнительно предоставленные по коллективному договору;
• отпуска женщин, связанные с беременностью и родами;
• льготные часы для подростков;
• учебные отпуска, предоставленные работникам, обучающимся в образовательных учреждениях, и время обучения сотрудников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям;
• дни медицинского обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемого после каждого дня сдачи крови для работников-доноров;
• прочие рабочие дни, фактически не отработанные, но за которые по законодательству или коллективному договору предусмотрены выплаты в размере среднего заработка или по разряду;
• доплата разницы между размером пособия по социальному страхованию в связи с временной нетрудоспособностью и средним заработком, если это предусмотрено законодательством или коллективным договором.

Выделите все данные надбавки и доплаты в отдельные строки или, в зависимости от формы расчетных таблиц – в столбцы. Это позволит легче контролировать расчет и выявлять ошибки.

Премии

В зависимости от утвержденной системы мотивирования определите сумму затрат на премии, бонусы. Возможно, это будут ежемесячные, ежеквартальные, полугодичные или годовые премии, сумма которых привязана к размеру оклада. Тогда для расчета достаточно знать общую сумму постоянной части зарплаты.

В случае, если премии привязаны к сумме прибыли, необходимо знать бизнес-планы организации и отталкиваться от них. Но так как выполнение плана - процесс не стабильный, необходимо проработать как минимум три варианта бюджета для премии: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный. Выясните у руководителей и специалистов финансовой службы, какой процент выполнения плана применим к каждому из сценариев.

Также сделайте анализ статистики за последние два–три года и посмотрите динамику объема фактических премиальных выплат. Такой анализ позволит получить некие коэффициенты, которые покажут успешность подразделений по отношению друг к другу и влияние сезонности на результат. Это даст возможность рассчитать премию, исходя не только из планируемых результатов, но и с учетом фактических данных. На основании этого рассчитайте три варианта бюджета с разными сценариями.

Если в организации планируют в течение года изменить систему премирования, то составьте два варианта бюджета – с действующей системой и с будущей. При этом также рекомендуется для каждого варианта рассчитать три сценария: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный.

Компенсация за отпуск

Учтите в бюджете ФОТ выплаты за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудников. Для этого сделайте общий анализ текучести кадров прошлого и текущего года и определите суммы фактических выплат. Также подсчитайте количество неиспользованных дней отпуска, которые накопятся до начала следующего года. Эти данные послужат основой для определения суммы компенсаций при увольнении. Безусловно, сумма будет примерной.

Страховые взносы

После того как были определены основные затраты на оплату труда сотрудников учтите все страховые взносы с данных сумм. Данной задачей должен заниматься бухгалтер, ответственный за расчет страховых взносов. Так как на данном этапе разрабатывается только проект бюджета и суммы реальных затрат будут иными, сумма взносов тоже будет предположительной. Это нормально. Об этом, так же как и о других нюансах расчета статей бюджета, сообщите при его защите.

Договора гражданско-правового характера

Далее определите количество договор гражданско-правового характера, которые планируется заключить в каждом подразделении. Эту информацию необходимо запросить у руководителей подразделений, практикующих данный вариант сотрудничества с физическими лицами. Такие расходы также войдут в расчёт ФОТ. В связи с этим будьте предельно внимательны при планировании сумм. Если сложно определить потребность в договорах ГПХ на весь год, запланируйте в расчёте ФОТ сумму, полученную на основании анализа бизнес-плана организации и фактических затрат по данной статье за предшествующие два-три года.

Проверка бюджета

После того как были рассчитаны все основные статьи бюджета и составлен проект, необходимо его проверить. Для начала соотнесите размер рассчитанного ФОТ с данными бизнес-плана, конкретно с планируемой прибылью организации за минусом всех обязательных расходов на содержание и развитие бизнеса.

Сравните общую суму и рассмотрите данные каждого месяца. При правильном планировании рост ежемесячной прибыли должен приводить к увеличению ФОТ, и наоборот, за исключением случаев, когда запланированы крупные кадровые расходы, например, выплаты квартальных или годовых премий, предстоит массовый набор персонала на новые позиции при расширении бизнеса или индексация зарплаты. Необходимо подготовиться к тому, что к данным месяцам будет повышено внимание со стороны бюджетного комитета и необходимо будет объяснить причины такого несоответствия прибыли организации и роста ФОТ.

Далее сравните запланированные показатели с показателями за аналогичный период текущего и прошлого года, нормами выработки, принятыми в организации. Если в организации не планируется реформ и рабочие процессы стабильны, то данные показатели должны соответствовать показателям прошлых лет.

Рассчитайте и сопоставьте среднюю зарплату за каждый месяц. При условии, что в организации не планируется резкого увеличения или сокращения ФОТ, зарплата не должна сильно отличаться, за исключением месяцев выдачи премии (месяца выплат премии тоже не должны сильно различаться между собой).

После этого рассчитайте ожидаемый рост производительности труда и средней зарплаты. В нормальной ситуации ее рост не должен опережать темпов увеличения производительности (рост производительности труда, опережающий рост оплаты труда). В противном случае будет непонятно, за что сотрудникам увеличивают зарплату.

Защита и утверждение